Фото: Logirus

Логистические компании сталкиваются с серьезными барьерами при переходе на электронный документооборот. Некоторые отраслевые документы – транспортная накладная, товарно-транспортная накладная и путевой лист, до сих пор не подпадают под понятие электронного формализованного документа.

Другой проблемой является то, что переход на ЭДО для небольших логистических компаний связан с дополнительными затратами, заявил в комментарии «Логирусу» руководитель проектов в «Контуре» Владимир Порохонько.

Ранее сервис «МойСклад» и оператор фискальных данных OFD.ru провели опрос, который показал, что полностью к переходу на ЭДО готовы только 3,8% российских компаний. При этом 26,8% компаний работают только с физическими документами. Еще 20,3% компаний используют ЭДО, но бумажные документы у них по-прежнему остаются.

По словам Порохонько, некоторые организации уже сейчас понимают выгоду от цифровизации и переводят основную часть документов в электронный формат. – Здесь работает правило «80 на 20»: 20% компаний формируют 80% трафика. Активные участники рынка знают про электронный документооборот и пробуют применять его в своих бизнес-процессах. Ожидаем, в ближайшие несколько лет тенденция закрепится, и большая часть логистических организаций переведет отраслевые документы в ЭДО, – уточнил эксперт.

Руководитель по взаимодействию с инфраструктурными и отраслевыми организациями ГК «Деловые Линии» Евгений Уткин добавил, что для многих компаний бумажные документы кажутся надежнее. Также существуют сомнения в юридической значимости ЭДО, опасения ошибок программ и электронных каналов связи. А кроме того необходимость интеграции с 1С требует дополнительных затрат. – В транспортно-логистической отрасли тормозит развитие ЭДО отсутствие законодательно закрепленных правил, форм документов, системы хранения и обмена данными и алгоритма движения электронных документов между всеми участниками грузоперевозки, – сказал Уткин. По его словам, ГК «Деловые Линии» работают с контрагентами по ЭДО с 2018 года. Но нужно учитывать, что много времени уходит на подготовку документов, так как у каждой организации есть свои правила оформления бухгалтерской документации. Соответственно, одной из сторон приходится подстраиваться, корректировать документы под требования партнера.

Уткин добавил, что переход на ЭДО – это вопрос отдельно взятой компании. Каждая организация сама для себя решает, как ей удобнее взаимодействовать с контрагентами. А в тренде нарастающей цифровизации все больше компаний будут рассматривать ЭДО как вариант оптимизации издержек. По словам господина Уткина, ежедневно от контрагентов поступает примерно от 20 до 80 запросов на подключение к системе ЭДО. Учитывая, что тренды на цифровизацию и экологичность набирают обороты, можно прогнозировать 2023 год. Скорее всего, именно этот год станет обязательным по переходу на работу с электронной транспортной накладной и путевым листом.

Директор по глобальной операционной деятельности Atos в России Яна Шабанова уточнила, что переход на ЭДО тормозит недостаточно детализированное законодательство. Сотрудники компаний не могут понять, какие виды документов можно перевести в ЭДО и каким образом их необходимо хранить. – Другая проблема – непонимание сроков действия электронной подписи как квалифицированной, так и неквалифицированной в документах, а также срок действия самого подписанного электронной подписью документа, – сказала эксперт. Шабанова рассказала, что сегодня в Atos на ЭДО переведен только внешний документооборот. Это такие документы, как контракты с партнерами и заказчиками, дополнительные соглашения и счета. Это пятая часть всей документации компании. Эксперт уточнила, что 50% клиентов Atos готовы к переходу на ЭДО.

Руководитель службы взаиморасчетов ООО «Байкал-Сервис ТК» Сергей Поляев сказал, что перспективы у ЭДО большие, так как сейчас большинство клиентов хотят получать все документы в оцифрованном виде, а не только минимальный стандартный пакет из акта и счет-фактуры. Эксперт назвал среди проблем, с которыми сталкивается его компания в области ЭДО, несогласованность действий между операторами ЭДО. – Нет каких-то единых четких правил. Сейчас, например, мы столкнулись с тем, что оператор СБИС в одностороннем порядке отказывает нам в роуминге с клиентами. Это наша резервная система, и некоторым своим клиентам мы отправляем документы напрямую через СБИС. Но основной траффик идет через Диадок, и именно здесь у нас все доработки и надстройки, которые мы делаем применительно к основной системе, в том числе отправка расширенного пакета документов. СБИС же ставит нас перед непонятным выбором – или напрямую через нас отправляете документы и никому роуминг не включаем, или всем только через роуминг. Такой подход оператора к настройке траффика крайне не понятен, – подчеркну эксперт. Полявев уточнил, что сейчас около 40% документооборота компании переведено на ЭДО.

Руководитель логистического проекта Eride.ru. Александр Лебедев считает, что тормозит внедрение ЭДО в сфере логистики консервативность этого рынка. – Не все готовы разбираться в современных технологиях, если можно обойтись без них используя традиционные бумажные носители. В то же время некоторые компоненты технологии ЭДО, сертифицированные государством, работают с ошибками, что еще больше отталкивает консервативных пользователей. Лебедев добавил, что у систем ЭДО множество сфер применения и компонентов, которые работают нестабильно. Например, если брать систему маркировки «Честный знак», то сам продукт работает нестабильно. Некоторые разделы внезапно перестают работать. Техподдержка часто сама не знает решения проблем. Также можно привести в пример сервис регистрации деклараций соответствия – здесь часто возникают проблемы с подписями и их плагинами. При обновлении может перестать работать старый плагин Эксперт уточнил, что 10% документооборота в его компании переведен на ЭДО. Между тем менее 10% клиентов компании готовы использовать электронные документы.

Технический директор Docrobot Наталья Лещинец рассказала, что одной из проблем в области перехода на ЭДО, с которой столкнулась его компания, стала регулировка роуминга. – Если документ отправляется через одного оператора ЭДО, а принимается через другого – он оплачивается дороже. Это в целом является рудиментом, которое накладывает отпечаток на развитие ЭДО и выбора оператора ЭДО. Все как на заре существования мобильной связи, когда звонок из соседней области обходился дороже. По нашему мнению это должно быть решено на государственном уровне и спущено операторам в качестве директивы.

Гендиректор Очаковской логистической компании Денис Китушкин объяснил, что на сегодняшний день только 10% всего документооборота его компании осуществляется в системе ЭДО. – Более 90% клиентов нашей компании активно используют ЭДО, т.к. являются поставщиками ритейла. Торговые сети обязывает своих партнеров вести обмен документами в электронном виде, все они работают по ЭДО и с нашей компанией, но только в части договорного, оперативного и бухгалтерского документооборотов, – заключил эксперт.

Учредитель и директор по стратегическому развитию логистической компании NAWINIA Рустам Юлдашев объяснил, что проблемой перехода на ЭДО в сфере логистики является неготовность небольших перевозчиков к инвестициям в этот процесс. – Для многих компаний сложным представляется и приобретение электронной цифровой подписи. На сегодняшний день для получения ЭЦП необходимо собрать пакет документов и лично отправиться в удостоверяющий центр, а через год повторить всю процедуру. Важно отметить, что у компании не может быть единственной ЭЦП, например, у генерального директора. Ситуация, когда все сотрудники, участвующие в обмене документами по ЭДО, подписывают документы, используя ЭЦП генерального директора, недопустима и с точки зрения закона. Как следствие, бизнесу, который серьезно хочет выстроить свой электронный документооборот, необходимо обеспечить ЭЦП всех сотрудников, которые должны участвовать в подписании документов, – подчеркнул эксперт.

Директор по логистике компании ОТК «ЮниТранс» Артем Королев рассказал, что многие не видят смысла переходить в безбумажный формат, пока к этому не готова основная масса контрагентов и поставщиков. – И по нашим наблюдениям, первенство не всегда принадлежит международным корпорациям, как можно было бы предположить. Так, два наших крупных заказчика – международные компании одной отрасли, находятся на разных стадиях внедрения ЭДО, начальной и завершающей. Есть и другие сдерживающие факторы. Например, отсутствие задержек в обмене документами, которое для нас является одним из важнейших плюсов электронного документооборота, для клиентов, пользующихся отсрочкой платежа, скорее недостаток: срок платежа за выполненные перевозки исчисляется с момента оформления документации, и дедлайн по оплате за услуги в случае применения ЭДО наступит раньше. Признаться, мы тоже используем возможности цифровой трансформации не на 100%: так, у нас остался бумажный документооборот со всеми многочисленными вагоноремонтными депо. Это связано с тем, что наши системы электронного документооборота несовместимы, и требуется время и усилия на интеграцию, – объяснил эксперт.

Консультант по логистике SAP, эксперт в области электронного обмена данными и электронных счетов Михаил Калябин добавил, что важным стимулом для перехода на ЭДО являются законодательные требования по маркировке и прослеживаемости. – Вместе с тем, товаросопроводительные документы пока не нашли широкого применения, во многом из-за недостаточной поддержки данного направления со стороны ГИБДД и других органов, регулирующих грузоперевозки. Также сдерживающим фактором является недостаточное качество и надежность сетей связи в отдельных регионах, как вдоль дорог, так и на точках погрузки/разгрузки, заключил эксперт.

Руководитель отдела маркетинга, руководитель контроля качества Optimalog Анна Федорова сказала, что основной фактор, препятствующий активному использованию ЭДО – «старая школа» обучения специалистов бухгалтерии. – Главные постулаты этой школы – все документы должны быть на бумаге, должны быть синие печати (мы реально до сих пор сталкиваемся с бухгалтерами, которые с удивлением смотрят на нашу цветную печать), никаких факсимильный подписей, только ручка, налоговая не принимает не оригинальные документы и т.д. Таких специалистов мы называем «староверами», и, к сожалению, их пока очень много работает в сфере бухгалтерского учета. Необходимо обновлять кадры, повышать их квалификацию, следить за тенденциями и вникать в законодательство, которое сейчас достаточно быстро изменяется под цифровую конъюнктуру, – сказал эксперт. Эксперт добавила, что ЭДО используют 59% клиентов и около 40% поставщиков услуг. Основным триггером к использованию ЭДО послужил переход сотрудников на удаленку вследствие распространения COVID-19 в 2020 году.

Напомним, Госдума 16 июня приняла в окончательном чтении законопроект об электронном документообороте в автомобильных грузоперевозках. Согласно нему, переход на ЭДО в области автомобильных перевозок официально начинается с 1-го января 2022 года. В документе основное внимание уделено требованиям к операторам информационных систем, силами которых планируется осуществлять оформление и сопровождение электронных документов, а также определено взаимодействие операторов с органами государственной власти.

Ссылка на источник: https://logirus.ru/news/transport/ekspert-_logisticheskie_kompanii_poka_ne_gotovy_k_massovomu_vnedreniyu_edo.html